Es indudable que la mayor parte de los congresos, además de constituir un intercambio de experiencias y conocimientos, tienen el objetivo de promover la amistad entre los participantes y el entretenimiento y diversión. Un buen congreso debe balancear ambas esferas: lo académico y lo social. En lo segundo se encuentra el programa para acompañantes habitualmente dejado hasta el final, poco planeado y poco atendido.

Los acompañantes son considerados generalmente como el asistente incomodo a los congresos y con los que no sabemos que hacer, sin embargo cuando el programa que elaboramos para ellos es muy atractivo, el problema cambia ya que muchos congresistas prefieren irse a pasear con su acompañante que quedarse en las actividades propias de su actividad.

El programa de acompañantes debe ser planeado desde el principio, desde que se elige la sede, para saber cuales son las posibilidades del sitio seleccionado y poder ofrecer a todos aquellos que viajan con el congresista, actividades grupales interesantes y a un costo inferior al que obtendrían en forma individual.

Es importante mencionar que en muchas ocasiones un buen programa para acompañantes puede ser la clave para que haya más participantes en un congreso ya que habitualmente las esposas animan al posible congresista a inscribirse. Si no existe el programa y este no se da a conocer a tiempo al posible acompañante, no se tendrá este factor coadyuvante en la promoción del congreso.

Los pasos a seguir para tener un buen programa para acompañantes que yo propongo, son los siguientes:

1. Investigación de los atractivos turísticos del lugar:

a) Contratar a una DMC para que nos envíe literatura de los sitios de interés y una vez preseleccionados, pedirle que nos lleve a ellos para poder evaluarlos y en su caso considerarlos en el programa

b) Negociar las mejores tarifas posibles para hacer atractivo el programa a los posibles adquirientes. Es importante mencionar que en mi experiencia nunca trato de que el congreso haga dinero de estos programas. Lo que se cobra al participante debe ser suficiente para cubrir los gastos. Nada mas.

2. Involucrar en la selección de las actividades para acompañantes al Comité Organizador del congreso. En la mayor parte de los casos esta función le es delegada a las esposas del Comité Directivo de las asociaciones organizadoras siendo la esposa del Presidente la coordinadora de actividades para acompañantes aunque no hay que perder de vista que también hay congresistas mujeres y por consiguiente acompañantes hombres, desde luego hay niños y en frecuentes ocasiones el Presidente del Congreso es Mujer y su esposo habitualmente no gusta de adquirir las funciones de coordinador del comité quedando esta función en manos de la esposa de algún otro integrante del cuerpo directivo.

3. De acuerdo a las características del posible grupo de acompañantes, elaborar el programa de actividades, acorde con el programa social general del congreso en el que participan también los congresistas como es el caso de la cena de gala o de clausura y algunas otras actividades sociales de los congresistas. El Organizador de Congresos y Convenciones (OCC) debe orientar a la persona que actúe como coordinadora, a elegir las actividades para damas, para niños y cada vez mas frecuentemente para acompañantes del sexo masculino. En esta selección debe de tomarse en cuenta, además de la naturaleza de la actividad y de su viabilidad para el grupo en cuestión, el tiempo, el costo, los riesgos para la salud y la integridad de las personas y la aceptación o gusto de nuestro cliente por esa actividad. Por ejemplo, no vamos a programar una sesión de rappel para un grupo de señoras de una edad promedio superior a los 50 años, ni vamos a llevar a los niños a un desfile de modas. Mas adelante me referiré a las actividades mas comunes en los congresos que me ha tocado organizar.

En el capítulo anterior hablamos de la contratación de hoteles y nos referimos a otros bienes y servicios que es necesario considerar para el desarrollo del congreso. También mencionamos que dichos servicios están íntimamente relacionados al programa del congreso, al número esperado de asistentes y a las áreas e instalaciones utilizadas. Pej. Cuando el congreso se lleva a cabo en el mismo hotel en donde se hospedan los congresistas no será necesario contratar autobuses.

Es importante tomar en cuenta el costo de los servicios para evitar derroche de recursos. Una buena planeación asegura la optimización de ellos y por consiguiente la buena marcha económica del congreso.

Existen una serie de servicios que son comunes en casi todos los congresos. Ellos son:

Transporte terrestre:

Este servicio es necesario cuando la sede del congreso se encuentra alejada del o los hoteles participantes. Para calcular el número de autobuses, es necesario tener en cuenta el número de personas hospedadas en el hotel y considerar que no todos los congresistas saldrán a la misma hora. Es recomendable que existan horarios pre-establecidos para la salida de los autobuses y que estos hagan mas de un viaje a la sede. La frecuencia de los viajes debe ser mayor desde luego cuando se inician las actividades por la mañana y cuando termina el día. Es opcional el tener servicio continuo durante las horas intermedias y desde luego esto depende del tamaño y tipo de congreso. Los autobuses son necesarios también cuando existe un programa social o un programa para acompañantes. Con objeto de optimizar el servicio y ahorrar recursos, para las actividades de acompañantes se pueden usar los mismos vehículos que se utilizan para el transporte de congresistas cuando dichas actividades se llevan a cabo durante las horas intermedias. Yo recomiendo contratar autobuses con aire acondicionado en las mejores condiciones posibles que se encuentren en la plaza. Los ahorros en este tipo de servicios siempre serán ampliamente criticados por los usuarios además de que podemos poner en peligro sus vidas.

La transportación de VIPS del aeropuerto al hotel y viceversa es tema también importante ya que tratándose de extranjeros esta atención forma parte de la imagen que queremos darle del destino. Es recomendable que nuestro DMC o tour operador nos proporcione este servicio.

Equipo audiovisual

Sin duda gran parte del éxito o fracaso de un congreso depende de la eficiencia de este servicio. Cuando hablo de equipo audiovisual no me refiero solamente a los aparatos sino, en forma mas importante a los técnicos que operan dichos objetos. Cuando el servicio es inadecuado o ineficiente, provocará retrasos en el programa o impedirá que se lleven a cabo las presentaciones necesarias. La contratación de equipo Audiovisual está íntimamente ligada al programa académico, por consiguiente es preciso conocer cuantas salas estarán sesionando simultáneamente, con que cupo de personas y que equipos se requerirán. En los últimos años ha florecido el uso de computadoras en las presentaciones lo cual obliga a contar con equipos de proyección de datos cuya renta es costosa, sin embargo existe gente que aún hace sus presentaciones con diapositivas y algunos incluso con acetatos. Esta situación provoca que exista la necesidad de rentar más equipo lo cual incrementa los costos. También debe considerarse el equipo de audio. Entre mas grande es el salón mayor capacidad de audio se requerirá y por tanto el costo será mayor. Los micrófonos se rentan por unidad y si son inalámbricos son mucho mas caros que los alámbricos.

El Organizador Profesional de Congresos no puede escapar a tener que negociar con los representantes de los hoteles para lograr espacios para el congreso que piensa organizar y para obtener las habitaciones necesarias a precios competitivos. La negociación es para mi, la parte mas apasionante de esta actividad ya que implica el uso de todas nuestras habilidades para lograr las mejores condiciones posibles. Si hacemos una mala negociación, y no sólo me refiero al precio, es muy probable que el éxito financiero del congreso se vea comprometido.

Es justo mencionar que en general, el personal que trabaja en Hotelería es gente habituada al servicio, amable, y siempre dispuesta a ayudar, lo que hace mas agradable siempre iniciar una negociación. Aprovecho esta espacio para hacer público reconocimiento a mis amigos y amigas de los Hoteles de México con quienes siempre cuento para dar forma a las empresas que se me han encomendado.

Antes de empezar a negociar debemos tener una idea clara de nuestras necesidades. Si el hotel con el que vamos a negociar será además la sede oficial de las actividades académicas del congreso, es preciso que cuente con las áreas que requerimos para el buen desarrollo del mismo. Con frecuencia los vendedores nos quieren convencer de instalar exposiciones técnico-científicas en los jardines o áreas descubiertas del hotel. No existe error mas grande que eso. Todas las actividades del congreso, a excepción quizá de algunos eventos sociales como cócteles de bienvenida deben llevarse a cabo en áreas cubiertas y preferentemente climatizadas que garanticen comodidad, seguridad y disponibilidad.

El presente trabajo pretende ser el primero de una serie en los que trataré de transmitir al lector mi experiencia, paso a paso, en la organización de un congreso. Desde luego no incluiré bibliografía ya que lo aquí expuesto es sólo una recopilación de vivencias personales que pueden ser cuestionadas o refutadas. Ojalá que de aquí se desprenda un intercambio sano de experiencias con otros profesionales de este campo.

La contratación de un congreso

La primera condición que existe para organizar congresos es que existan, y que quienes tienen en sus manos la decisión de contratar a un OCC (Organizador de congresos y convenciones) quede convencido de que requiere de nuestros servicios.

Cuando el presidente de un congreso nos llama lo primero que nos pide es una propuesta de servicios la cual debe ser lo mas explícita posible. Debemos mencionar con precisión que es lo que podemos hacer y cuanto va a costar nuestro servicio. De ser posible debemos puntualizar también todo lo que no está incluido en ella y que puede representar costos adicionales o la necesidad de contratarlo con otras personas.

Es común que el Presidente del Congreso nos pida una entrevista para negociar la propuesta. Con frecuencia hace alusión a otras propuestas de nuestros competidores buscando desde luego una disminución en nuestros honorarios y en el peor de los casos, una gratificación para él en caso de contratarnos. Personalmente creo que ambas situaciones son inaceptables: La primera porque no se trata de bajar los honorarios en función de lo que otros cobran. En el momento que los fijamos establecimos lo que a nuestro juicio es correcto y desde luego idéntico a los de otros congresos organizados por nosotros y en cuanto a la segunda situación es por demás obvio de que se trata de una forma de corrupción.

Una vez aceptada la propuesta se debe elaborar un contrato igualmente explícito, en el que destaquen las obligaciones de ambas partes para el buen desarrollo de la organización del congreso. Parte fundamental del contrato son las fechas de entrega de la información por parte del comité organizador como son el programa, la lista de conferencistas, las necesidades de áreas, audiovisuales, traducción simultánea y todo aquello que requiere el congreso de acuerdo a su naturaleza. Es conveniente destacar que en caso de no contar con toda esa información no podemos hacer nuestro trabajo correctamente. Desde luego el contrato debe incluir el monto de los honorarios y la forma de pago de estos.

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