Documentación para el congresista: El Gafete y las constancias

¿Alguna vez se ha usted puesto a pensar en la importancia y significado que tiene un gafete en un congreso o convención?

Si buscamos en el diccionario la palabra “gafete”, encontraremos como significado: Broche metálico, o bien gafas pequeñas, es decir, nada que ver con el significado con el que lo conocemos, sin embargo a nosotros la palabra “gafete” nos da la idea de identificación para un congresista o convencionista.

El gafete es el documento que acredita que estamos inscritos en un evento, con él, los demás pueden conocer nuestro nombre, lugar de origen, profesión, categoría de nuestro registro, número e incluso puede contar con un código de barras que provea de mayor información.

El gafete debe tener características muy particulares en su diseño para que sea de utilidad. Con frecuencia veo gafetes que no sirven para lo que se supone que son. Estos son los errores más comunes que he observado a lo largo de varios años:

1. El gafete tiene un hermoso diseño, es grande, colorido y nos indica muy claramente de que evento se trata, pero el nombre del congresista esta hecho con letra microscópica. Hay que acercarse demasiado para verlo y, si quien porta dicho gafete es una dama, este acercamiento puede dar lugar a malas interpretaciones.

2. El gafete no contiene el nombre de la persona sino que solo menciona la categoría de la misma: Congresista, invitado, expositor, pase por un día, etc.

3. El gafete se voltea y por el lado de atrás no hay nada o en algunos casos hay promoción de algún patrocinador, un resumen del programa del evento o algún otro documento pero nada que nos permita saber con quien estamos hablando o a quien tenemos enfrente.

4. El gafete es solamente una tarjeta de presentación del que lo porta, introducida en un portagafete de plástico.

5. El gafete está hecho a mano o con máquina de escribir.

Tengamos en cuenta que la función principal del gafete es saber con quien estamos tratando y no recordarnos en que evento nos encontramos, por lo que me permito hacer las siguientes recomendaciones:

1. El tamaño mínimo del gafete debe ser de 10 cms de largo por 7 cms de alto.

2. Debe contener una primera línea con el nombre del evento con un tamaño de letra de entre 10 y 12 puntos. Debajo de esto, el lugar y la fecha.

3. La siguiente línea debe contener el nombre de pila del usuario y la que sigue sus apellidos con un tamaño no menor a 22 puntos por pulgada.

4. La quinta línea puede tener el lugar de origen.

5. La última línea la dejamos para la institución de procedencia o el cargo. Estas dos últimas deben tener letra de 14 puntos.

6. Debajo de toda la información anterior podemos tener el código de barras que nos sirve para calcular tiempo de asistencia a las sesiones, verificar la autenticidad del gafete, obtener información de una base de datos y otras funciones más.

Todos los datos anteriores pueden imprimirse al momento en una impresora laser o de inyección. El costo de producción es sumamente barato. La tarjeta resultante puede introducirse en un portagafete plástico con una barra de color abajo en donde se pueden imprimir las siglas de la organización, el logo del patrocinador, la categoría del participante en el evento y cada color puede tener un significado para diferenciar a los congresistas.

En mi experiencia, lo mejor es que el gafete cuelgue del cuello con un cordón el cual elaboramos del mismo color que la barra del plástico ya que esta sirve como identificador de la clase de participante, sin embargo en algunos casos el patrocinador desea que el cordón sea grueso y que contenga su publicidad, lo cual es desde luego válido. El inconveniente de este sistema es que el gafete se voltea y en muchos casos no podemos ver el nombre de la persona o tenemos que ponerle su gafete al derecho. Este problema lo hemos resuelto imprimiendo la tarjeta por ambos lados.

En ocasiones el gafete es usado por otra persona que no es su dueño por lo que hemos pensado que este debe contener la foto del usuario. El inconveniente de esto es el tiempo que toma la elaboración sin embargo, con seguridad, en breve será posible hacerlo.

El gafete es en los congresos el pase de entrada a las áreas del mismo. Es el único elemento que los guardias de seguridad tienen a la mano para permitir el acceso a los participantes y la exigencia de su uso debe ser respetada para evitar que gente que no se ha registrado ingrese al evento.

Con frecuencia en los congresos la gente reporta el olvido o extravío de su gafete. Este problema lo hemos atenuado cobrando una cantidad significativa por la reposición ya que cuando se otorgan duplicados del gafete sin costo ni control, muchos congresistas dan su gafete a otra persona que no ha pagado la inscripción ahorrándose así el costo de esta.

El segundo documento que estamos abordando en este artículo es la constancia y de estas podemos hablar de diferentes tipos:

a) La constancia de inscripción

b) La constancia de asistencia

c) La constancia de presentación de trabajo

d) La constancia de participación como profesor

e) La constancia de participación en el comité organizador

Estos documentos tienen particular importancia en aquellos casos en que existe una institución calificadora que asigna valor curricular a las actividades académicas de sus agremiados. En algunos casos esto trae como consecuencia el ingreso a un empleo o a alguna asociación de profesionales.

La constancia de inscripción: Aunque en otros países este documento no existe o bien es muy informal, se entrega sin nombre y el interesado se lo escribe, en nuestro medio lo hacemos de tal calidad y presentación que muchos congresistas lo enmarcan y cuelgan como si fuera un diploma o título. Para mi es tan intrascendente que lo damos desde la inscripción sin importar que quien lo recibe asista o no a las conferencias. No tiene ningún valor curricular.

La constancia de asistencia: A diferencia del anterior, este documento se otorga solo a aquellos que han demostrado asistencia a las actividades académicas del congreso en cuestión lo cual hacemos con la lectura del código de barras del gafete cada vez que el usuario entra y sale del salón de sesiones. Mediante esta lectura y un programa, conocemos con exactitud el número de horas de asistencia mismas que son mencionadas en la constancia. Este documento, mucho mas sencillo que el anterior en cuanto a su elaboración, se envía a los congresistas con posterioridad al congreso.

La constancia de presentación de trabajo: La participación activa en un congreso es de mayor valor que la simple asistencia al mismo. Aquellos que hicieron el esfuerzo por comunicar su conocimiento a los demás a través de la presentación de un trabajo, merecen que esto les sea reconocido. El documento que lo avala es la Constancia de Presentación de Trabajo en la que se debe mencionar desde luego el autor, el título y tipo de su ponencia y el congreso en que se presentó.

La constancia de participación como profesor: No hay honor mas grande en un congreso que ser llamado o invitado a participar como profesor. Es un reconocimiento implícito a la calidad del conferencista y este debe ser otorgado para los fines antes descritos mediante una constancia cuyo valor es de los mas altos entre los comités de las agrupaciones que califican.

La constancia de participación en el comité organizador: Sin duda son los miembros del comité organizador los que mas han colaborado para hacer posible el congreso. Ellos también merecen una constancia de la actividad que han desempeñado ya que a quien la recibe le será de utilidad para su currículo.

En todos los casos la constancia debe mencionar el nombre del evento, el lugar y fecha en que se llevó a cabo, el motivo de la constancia y debe contener la firma del Secretario del Comité organizador. Si se desea se puede agregar la del Presidente.

Un error muy común es llamar diploma a la constancia. Diploma implica un grado académico. El asistir a un congreso, presentar un trabajo o dar una clase no nos diploma. El diploma es el documento que se obtiene al terminar un ciclo académico de larga duración: pej. el diploma de bachiller, el diploma de terminación de una carrera profesional.

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