Organización de congresos de la A a la Z

• Que es un congreso

- Diferencia entre congreso, convención, curso, seminario, simposio

• Contratación del congreso

- Que exista

- Que el cliente sienta la necesidad de contratar PCO

- Propuesta explicita. Servicios y costos

- Puntualizar lo que no incluya

- Cuidado con chantajes, comparaciones con competencia, gratificaciones o trampas

• Contrato

- Explicito (obligaciones de ambas partes)

- Fechas límite

- Programa

- Conferencistas

- Necesidades

- Honorarios. Forma de pago

• El contrato debe incluir

- Contratación exclusiva de hoteles por el PCO

- Visitas de inspección (el prurito de cliente y hotel por negociar directo)

- Negociación de tarifas

- Comisiones

- Contratación de otros servicios

- Presupuestos

- Calidad y precio

• Revisión final de contrato

- Gastos adicionales

- Viajes de inspección

- Hospedaje

- Transporte

- Otros gastos

- Imprenta

- Publicidad

- Comisiones bancarias

• Ruta crítica

- (Check list)

- Programa (estructura)

- Salones

- Necesidades

- Profesores extranjeros

- Búsqueda de sede

- Presupuesto

- Definición de utilidad esperada

- Definición de gastos

- Definición de cuotas

- Selección de la sede

- Negociación en la sede elegida

- Medición de capacidades y facilidades del lugar

- Promoción y difusión

- Temprana

- Directa

- Internet

- Correo electrónico

- Fechas límite. Cuotas diferenciales

- Programa preliminar

CONTRATACIÓN DE HOTELES

• Negociación

• Determinación de espacios para el congreso y número de habitaciones por día

• Depósitos

• Condiciones de cancelación

• Cuenta maestra

• Tarifa contratada = Tarifa publicada

• Comisión = Honorario pagado por el hotel. Tarifa neta o comisionable debe ser la misma

El “Todo incluido”

 

CONTRATACIÓN DE CENTROS DE CONVENCIONES

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

  • Transporte terrestre
    • VIPS Apto-hotel
    • Durante el congreso
  • Equipo audiovisual
  • Interpretación simultanea
  • Diseño
  • Registro
  • Imprenta
  • Edecanes
  • Seguridad
  • Tours
  • Banquetes
  • Sistemas de comunicación
    • Radios
    • Teléfono
    • Internet
  • Mamparas
  • Señalización
  • Agencia aduanal
  • Otros artículos
    • Portafolios
    • Plumas
    • Blocas

OPERACIÓN DEL CONGRESO

PREVIA

  • Elaboración de plano de exposición, programa de ventas y manual
  • Promoción
  • Registro previo
  • Búsqueda de fuentes de financiamiento
    • Venta de espacios comerciales
    • Patrocinios
  • Reservaciones de hotel
  • Elaboración de programa final
  • Contratación de servicios
  • Elaboración de documentación de congresistas
    • Confirmación de inscripción
    • Confirmación hotel
    • Gafete
    • Constancias
    • Portafolios
    • Materiales
    • Entrega de listados de huéspedes a hoteles
    • Cartas de instrucciones
  • Revisión final de cifras para confirmar contrataciones de equipos y espacios

DURANTE EL CONGRESO

  • Verificar Montajes
  • Registro ultima hora
  • Exposición comercial
  • Pruebas de iluminación y audiovisual
  • Registro de participantes
  • Elaboración de constancias de asistencia y participación
  • Coordinación y supervisión de las áreas del congreso
  • Coordinación de eventos sociales Coordinación del personal de seguridad, audiovisual, traducción simultánea, edecanes y demás subcontratados por nosotros para la operación del evento
  • Revisión de las cuentas de hoteles y recintos
  • Resolución de problemas de última hora y satisfacción de requerimientos especiales
  • Elaboración de estadísticas e informes financieros

PROGRAMA DE ACOMPAÑANTES

  • Planearlo desde el principio
  • Investigar atractivos turísticos
  • Involucrar a comité organizador
  • Elaborar el programa acorde con las actividades del congreso
  • Programa por edad y sexo
  • Promocionarlo
  • Identificación del acompañante
  • Precio justo. No sacar utilidad del programa
  • Posibilidad de atender actividades con los congresistas: Ceremonias, cocktails, cenas
  • Gafetes
    • Sus características
  • Constancias
    • Su importancia y significado
  • La constancia de inscripción:
  • La constancia de asistencia:
  • La constancia de presentación de trabajo:
  • La constancia de participación como profesor:
  • La constancia de participación en el comité organizador

La nueva forma de impartir conferencias

  • El uso de computadoras para las presentaciones
  • Ventajas y desventajas
  • Los posters científicos (Afiches)
  • Las presentaciones electrónicas

Calidad, profesionalismo, excelencia, responsabilidad incompetencia, eficiencia y actitud

SELECCIÓN DE UN DESTINO

1. ¿Existe en el destino un lugar adecuado para llevar a cabo el congreso de las dimensiones y características planteadas?

2. Accesibilidad por aire:

3. Vías terrestres adecuadas y en buenas condiciones.

4. Hotelería.

5. Atractivos turísticos.

6. Costos.

7. Seguridad.

8. Eventos concomitantes.

9. Transporte local y tráfico.

10.Servicios para congresos:

SELECCIÓN DE UN RECINTO

Los elementos a considerar en la selección del recinto son:

A) Dimensiones de los espacios

B) Número de salas disponibles para llevar a cabo sesiones simultáneas

C) Independencia de controles de iluminación, aire acondicionado y eventualmente sonido de cada una de las salas

D) Muros sonoacústicos para dividir las áreas

E) Areas de exposición de tamaño suficiente y cercanas a las áreas donde se llevan a cabo las actividades académicas

F) Facilidad de acceso para camiones de carga, autobuses de pasajeros y automóviles particulares

G) Estacionamiento suficiente y de bajo precio para los congresistas

H) Restaurantes en el recinto y en su vecindad

I) Acceso a transporte urbano

J) Servicios adicionales como telefonía, Internet de alta velocidad alámbrico e inalámbrico, centro de negocios, departamento de banquetes.

K) Seguridad institucional adecuada

L) Personal capacitado y con experiencia

M) Acceso a servicios de emergencia médica

N) Sistema interno de comunicaciones entre el personal operativo

O) Precios justos “Si quieres cambiar el futuro debes cambiar lo que estás haciendo en el presente” Mark Twain

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