Que la tecnología no falle en sus congresos

Durante los últimos 40 años hemos visto importantes cambios en la forma de proyectar imágenes en las conferencias. Hemos pasado del antiguo proyector de cuerpos opacos con filamento de carbón, al videoproyector (cañón) conectado a una computadora. En ese tiempo usamos proyectores de acetatos, de filminas, de diapositivas y de video simple. Actualmente aun se usan, en pocos casos, los acetatos, las diapositivas y con mayor frecuencia cada vez, las computadoras. Algunas Sociedades han eliminado el uso de las diapositivas teniendo que hacerse todas las presentaciones en computadora (RSNA 2002) (Sociedad Española de Radiología Médica 2000).

Hasta hace algunos años usábamos la computadora para producir imágenes que después se imprimían en una diapositiva y se proyectaba con el proyector de diapositivas sin embargo este método fue sustituido por la proyección directa desde la computadora utilizando un proyector de datos/video con una resolución alta que permite al auditorio ver las imágenes con una buena calidad aunque aún no tan clara como la de la diapositiva. Este método permite al conferencista hacer cambios hasta unos minutos antes de su presentación sin embargo es causa también de una serie de problemas técnicos que no se han podido dominar lo cual genera angustias y retrasos en el desarrollo de los programas.

Estos son algunos de ellos:

1. El conferencista trae su presentación en una laptop que no tiene la capacidad de ser conectada a un videoproyector o que no tiene la suficiente memoria para correr esa presentación haciéndola lenta o bien el archivo se encuentra dañado y no trae respaldo. Ocurre con frecuencia que la computadora falla en el momento de la presentación y tiene que reiniciarse lo cual consume varios minutos

2. El conferencista trae su presentación en disco compacto grabado por él, pero al cual no le cerró la sesión y este no puede ser leído en un lector de discos convencional

3. La presentación es muy grande y ninguna computadora puede abrir el CD en un tiempo razonable

4. El CD con la presentación incluye vínculos al disco duro de la computadora en que se elaboró lo cual impide que se obtengan todas las imágenes

5. El conferencista no quiere proporcionar su presentación antes de hacerla por temor a que se hagan copias de ella

6. El conferencista trae su presentación en un zip y debemos pasarla a un CD o al disco duro de la computadora

 

7. La presentación está contaminada con virus e infecta la máquina o bien, en caso de existir un antivirus que lo detecte, bloquea la presentación

8. El conferencista no elaboró su presentación sino que se la hicieron. Desconoce totalmente el uso de la computadora y en caso de problemas no puede ofrecer datos que ayuden a su solución

9. La computadora que se encuentra disponible en el salón no puede leer todos los gráficos y fuentes del disco del presentador

10. El proyector deja de funcionar o deja de reconocer los datos que le envía la computadora sobretodo debido a que la resolución de video definida en la computadora es mayor que la capacidad del videoproyector

11. El cable de conexión entre la computadora y el proyector falla debido a sin número de razones

12. El personal técnico de audiovisual que antes dominaba el uso de proyectores, no conoce el uso de las computadoras

Ante lo anterior es necesario establecer reglas y métodos de funcionamiento que permitan agilizar las presentaciones y no provocar retrasos en los programas. Las reglas deben darse a conocer a los conferencistas desde que son invitados y se les deben recordar con frecuencia en las comunicaciones subsecuentes. Los métodos deben buscar la eficiencia previendo todas las situaciones conocidas que nos pueden causar problemas de último momento.

Propongo las siguientes reglas:

1. El presentador debe llevar al congreso un CD con la sesión cerrada y probado en una lectora de CD’s convencional

2. La presentación debe probarse en la computadora de la sala de sesiones para ver que se encuentren disponibles todos los recursos de software necesarios. Esto debe realizarse la noche previa, una vez que terminaron las presentaciones del día, utilizando la computadora y el videoproyector que estarán disponibles al día siguiente. Es recomendable que la presentación quede grabada en el disco duro de la computadora para ganar velocidad de acceso y facilidad de operación así como para revisar que no tenga virus

3. En caso de que el ponente insista en usar su computadora, debe probar desde la noche previa con ella, conectándola al videproyector disponible en la sala

4. El tamaño del archivo debe limitarse a 100 megabytes

5. El presentador debe de llevar un CD de respaldo que incluya todos los archivos empleados en su presentación.

6. La resolución de la presentación debe ser cuando mucho de 1,024 por 768 pixeles

7. Si el presentador va a usar su propia computadora, debe conocer la combinación de teclas para que la imagen se transmita al videoproyector

Métodos

1. Impartir cursos de computación con enfoque especial en el uso de programas como PowerPoint, Flash y otros

2. Contar con dos computadoras y dos videoproyectores en la sala

3. Tener un quemador y una unidad zip

4. Contar con personal técnico especializado en computadoras

5. Tener un Switch que permita que dos computadoras estén conectadas a un videoproyector para aquellos casos en que la presentación siguiente se haga con la computadora del ponente y un divisor que permita que la señal de una computadora se proyecte en mas de un videoproyector

6. Dejar en el programa 5 minutos entre una presentación y otra para resolución de problemas técnicos

7. Contar con todas las fuentes posibles y los programas de gráficos existentes en el mercado

8. Elaborar una carta responsiva para entregarla al presentador a cambio de su disco en la que el Comité Organizador se compromete a borrar el trabajo del disco duro de la máquina empleada, una vez que se haya presentado.

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