Es importante considerar en primer lugar que todo congreso tiene costos fijos y costos variables y que los primeros no están relacionados directamente al número de personas ya que de todas formas se tienen que erogar como son la promoción, la renta de salones, el audiovisual pero hay otros gastos íntimamente relacionados al número de personas como son las bolsas o portafolios, las comidas y bebidas o los libros del programa. Cuando conocemos el número de asistentes que tendrá un congreso, calcular la cuota de inscripción que debe cobrarse para llegar al punto de equilibrio es sencillo como se ilustra en el siguiente ejemplo:

Determinación de cuota

Cuota de registro = Costos fijos + costos variables X número de asistentes / Número estimado de asistentes

Costos fijos = 2,300,000.00

Costo variable x persona = 650.00

Número estimado de asistentes = 800

2,300,000+520,000 / 800

Cuota por persona para cubrir gastos = $3,525.00

Si además queremos que haya un remanente a favor del congreso simplemente agregamos la cantidad deseada a los gastos fijos como se ejemplifica a continuación

Costos fijos = 2,300,000.00

Utilidad esperada = 500,000

Costo variable x persona = 650.00

Número estimado de asistentes = 800

2,300,000+500,000+520,000 / 800

Cuota por persona para cubrir gastos y tener un remanente de $500,000.00 = $4,150.00

Como lo he mencionado en ocasiones anteriores, un congreso es una empresa que nace, crece y muere en un periodo breve de tiempo. Habitualmente inicia sin recursos, los obtiene mediante inscripciones y patrocinios y concluye con un remanente que sirve para el mantenimiento de la Asociación que lo organiza. El presupuesto debe elaborarse desde que se conoce lo que se quiere organizar, el sitio donde se llevará a cabo y una vez que son definidas todas las actividades del programa. La palabra “presupuesto” es un supuesto o suposición, no es un estado de resultados que deba modificarse cada vez que un gasto o un ingreso fueron diferentes a lo proyectado, vicio que he visto en la mayoría de los casos de los congresos que he organizado.

Para elaborar el presupuesto es necesario conocer en primera instancia los gastos fijos del evento. Gastos fijos son aquellos independientes del número de personas que asisten dentro de lo proyectado como por ejemplo, si la proyección es 500 asistentes y llegan 300 el costo del salón de sesiones y del equipo audiovisual será el mismo al igual que la transportación de los conferencistas. Los gastos variables sí están íntimamente relacionados al número real de personas, tal es el caso de las comidas, el café, los audífonos para interpretación simultánea, las carpetas, mochilas y otros elementos. Este gasto incide directamente en el costo que representa cada congresista, es decir, a mayor número de congresistas mayor costo de gastos variables pero obviamente mayor ingreso por inscripciones.

Una vez que se han determinado el número de congresistas esperados, el costo de los gastos fijos y el costo de los gastos variables podemos iniciar la elaboración del presupuesto en donde debemos desglosar todos los gastos esperados y sumarlos separados de la siguiente forma:

Gastos fijos + Gastos variables x número de personas = total de gastos.

Ejemplo: si el gasto fijo es $1,000.000.00 y el gasto variable por persona es $1,000.00 y se espera una asistencia de 500 personas el total de gastos de ese congreso es $1,500.000.00 lo cual significa que el costo por congresista sin considerar remanente es de $3,000.00.

El segundo vicio que ocurre en la mayor parte de los casos es que los comités organizadores asignan las cuotas de inscripción antes de calcular los costos del congreso, es decir, se hace a la inversa, primero decretan una cuota sin sustento y después se enfrentan a una realidad de costos que los agobia y los lleva a un final con pérdidas y deudas o bien a reducir los costos al máximo, generalmente los variables, durante el congreso bajando la calidad de todo lo que recibe el congresista.

Dentro de los gastos siempre es importante considerar las comisiones bancarias por cobros con tarjeta de crédito o transferencias bancarias y dejar de un 5% a un 10% para gastos imprevistos de última hora.

Una vez que se han considerado todos los gastos se debe determinar el remanente que debe quedar a la asociación organizadora. Si volvemos al ejemplo anterior donde tenemos $1,000,000.00 de gastos fijos y $500,000.00 de gastos variables y esperamos tener un remanente de $700,000.00, tenemos que encontrar la forma de generar un ingreso de $,2,200,000.00 que equivale a la suma de:

Gastos fijos + gastos variables + remanente esperado

Si el congreso solo genera ingresos por inscripciones esta última cantidad ($2,200,000.00) debe ser cubierta por las 500 inscripciones de nuestro ejemplo, es decir, cada inscripción debe ser cobrada en $4,400.00 pero si el congreso tiene otras fuentes de ingreso, por ejemplo una exposición comercial que genera $1,000,000.00 la cuota de inscripción puede bajar a $2,400.00 por persona y de esa manera llegar a la cifra de $2,200,000.00.

Una vez que se han determinado los gastos y los ingresos esperados y que todos los que intervinieron en su elaboración están de acuerdo, ya no se debe modificar. En la práctica, lo recomendable es elaborar un estado de resultados sobre la misma plantilla con la cual se pueda comparar lo real contra lo presupuestado pero jamás modificar el planteamiento original. Entre más experimentados seamos y más conozcamos nuestros grupos mayor parecido tendrán ambas columnas. Si excedemos el gasto sin incrementar el ingreso, desde luego el remanente será menor o incluso podrá haber un déficit. Por el contrario si excedemos los ingresos o disminuimos los gastos, el remanente será mayor al presupuestado.

Siempre es conveniente conocer el punto de equilibrio. La manera de obtenerlo es la siguiente:

Gastos fijos / Cuota de inscripción menos gasto variable.

Por ejemplo, si el gasto fijo es de $1,000,000.00 y la cuota es de $4,400.00 de los cuales $500.00 son el gasto variable por persona, debemos dividir $1,000,000.00 entre $3,900.00 lo que nos da como resultado que para salir sin remanente pero tampoco sin déficit requerimos 256 inscritos que paguen cada uno $4,400.00

Usando el ejemplo anterior, si la cuota es mayor a $4,400.00 nuestro punto de equilibrio se logra con menos personas pero si, como ocurre frecuentemente, el comité organizador decide bajar la cuota con la esperanza de tener más personas inscritas, el punto de equilibrio se logrará con mayor número de inscritos.

Se que para muchos este tema es engorroso y preferirán seguir en la aventura de “a ver como nos va” porque me latió esta cuota, sin embargo, los grandes eventos, los que tienen gran riesgo requieren de este tipo de ejercicio para evitar grandes descalabros a las organizaciones.

En México se aplicó la convención de los husos horarios a partir del año 1922, cuarenta años después de su implantación en el mundo, antes de esa fecha todo el país tenía el mismo horario.

En 1924 se establecieron 3 horarios diferentes en la república Mexicana, la hora del este (meridiano 90°), la del centro (meridiano 105°) y la del oeste (meridiano 120°).

En 1931 se estableció por primera vez lo que hoy conocemos como horario de verano con dos periodos: uno del 1 de abril al 30 de septiembre y otro del 1 de octubre al 31 de marzo.

En 1932 el país volvió a tener solo dos husos horarios; uno para todo el país denominado Hora del centro y otro para Baja California Norte llamados meridiano 90° y 120° respectivamente.

En 1942 un nuevo decreto presidencial cambió nuevamente la hora del oeste fijándola en el meridiano 105°, es decir los estados de Baja California Norte y Sur, Sonora, Sinaloa y Nayarit estaban una hora después que el resto del país.

En 1945 el Estado de Baja California Norte volvió al meridiano 120° es decir con dos horas después que el centro del país pero en 1948 Miguel Alemán revocó el decreto de 1945 y volvió a colocar a Baja California en el meridiano 105°.

En 1981, los estados de Campeche, Quintana Roo y Yucatán pasaron por primera vez al meridiano 75°, es decir, su horario se adelantó una hora con respecto a la capital del país sin embargo al año siguiente Campeche y Yucatán regresaron a la hora del centro (Meridiano 90°) mientras que Quintana Roo se quedó en el meridiano 75°.

Durante años hemos visto el nacimiento de hoteles todo incluido que ofrecen sus instalaciones para el desarrollo de congresos y convenciones pero ahora, además, somos testigos de la conversión de hoteles que tradicionalmente se manejaban bajo el concepto EP (European plan) en hoteles todo incluido restando habitaciones a los congresos cuando estos no requieren este tipo de hospedaje.

Indudablemente para las convenciones o eventos corporativos el hotel todo incluido puede representar una ventaja para el cliente al no tener que “controlar” los consumos de alimentos y bebidas de los asistentes a la convención. Finalmente todo va a una cuenta que liquida el cliente final bajo un arreglo previamente establecido que incluye todo, sin embargo, para los congresos el panorama es totalmente diferente.

Los hoteles consideran a los congresos “grupos” y les quieren aplicar las mismas políticas que a las convenciones pero esto es totalmente incorrecto porque no hay un cliente que responde por todos los que se hospedan sino que cada participante es un cliente que debe pagar una cuenta individual la cual será producto de lo que usa y consume. La única similitud con un grupo es que un PCO hace un bloqueo de cierto número de habitaciones presumiendo que la ocupación será similar a su “adivinanza” pero al final de cuentas cada persona que ha recibido una convocatoria para asistir a un congreso es libre de decidir si se hospeda en el hotel u hoteles oficiales y de llegar y salir del mismo cuando lo desee. Obviamente sus consumos de alimentos y bebidas puede hacerlos en el hotel pagando la tarifa correspondiente pero también los puede hacer en otro sitio.

En el caso de los hoteles todo incluido tenemos dos escenarios que hacen difícil que sean tomados en cuenta para los congresos, a saber:

Si el congreso se lleva a cabo en un hotel “Todo Incluido” los participantes no hospedados en dicho lugar por diferentes razones: son residentes de la localidad, prefieren estar en otro hotel, tienen familiares en la ciudad, cuentan con un tiempo compartido y otras mas, no pueden entrar al congreso a menos que paguen un pase por un día que les da derecho a consumir alimentos y bebidas y hacer uso de las instalaciones del hotel pero dicho pase generalmente es caro para lo que el congresista tiene tiempo de usar ya que la mayor parte del tiempo estará en el salón de sesiones. El costo beneficio es muy alto. Cuando se les ha pedido a estos hoteles que cobren a quienes no se encuentran hospedados por sus consumos, la respuesta es que no cuentan con el sistema tradicional de cajeros para hecer dichas operaciones.

Es por todos sabido que los congresos relacionados al cuidado de la salud ocupan aproximadamente el 80% del total de los congresos que se llevan a cabo en el mundo; la razón, en medicina cada especialidad y cada subespecialidad organiza su propio evento, es decir, una especialidad médica puede tener 10, 15 o más congresos de subespecialidad por año además de un gran evento que reúne a todos los profesionales de esa disciplina.

La industria médico-farmacéutica siempre ha apoyado a los congresos a tal grado que sin su ayuda no se pueden llevar a cabo sin embargo, llegó un momento en que se abusó de su patrocinio que en muchos casos se destinó a fiestas suntuarias, viajes de los directivos de las asociaciones, espectáculos con artistas, pago de hoteles de lujo e incluso se llevaron a cabo congresos en cruceros, desde luego todo ello pagado por el consumidor final. Las compañías repercuten su gasto de promoción en el precio de los medicamentos o de los equipos y eso ha provocado el encarecimiento de la atención médica.

Este antecedente trajo como consecuencia, hace pocos años un nuevo término en la industria de los congresos: La palabra es “compliance” y aunque está en inglés se ha adoptado en todo el mundo como el significado de “estar de acuerdo o en conformidad con algo”. Ese “algo” son las nuevas reglas que los gobiernos de algunos países y la industria de la salud han emitido para regular la participación de las compañías médico-farmacéuticas en los congresos médicos con el objetivo de orientar su apoyo a la educación y no al esparcimiento o diversión de unos cuantos.

En un documento emitido por IPCCA (International Pharmaceutical Congress Advisory Association se establecen, entre muchos otros, los siguientes enunciados

1. El objetivo principal de los congresos es el intercambio de información científica actualizada en un lugar adecuado. Esto significa que la sede debe contar con un recinto suficiente y con habitaciones de hotel de buena calidad, no lujosas que cumplan con los requisitos de accesibilidad y que no se encuentre a más de una hora del aeropuerto más cercano. Además se debe cuidar por la integridad física de los asistentes. El área de exhibición comercial debe ser parte de la misma sede donde se llevan a cabo las actividades científicas y debe contar con facilidades para carga y descarga.

2. La industria farmacéutica considera que los congresos son una plataforma indispensable para intercambiar conocimientos y experiencias en investigación clínica lo cual significa que el éxito de un congreso depende de los organizadores, los congresistas y la industria que aporta recursos.

Cuando se tiene la necesidad de viajar con frecuencia por motivo de reuniones, juntas, convenciones o congresos generalmente el tiempo es limitado y siempre buscamos llegar a nuestro destino a trabajar un poco tiempo antes del inicio de la actividad y retornamos un poco después de terminado el evento, sin embargo hay factores ajenos a nosotros que pueden entorpecer nuestros planes e incluso arruinar totalmente nuestra reunión.

Es por todos sabido que las líneas aéreas tienen una serie de derechos para protegerse de nosotros, los “temibles usuarios” y es por ello que se sobrevenden con permiso de las autoridades por lo que no es raro que alguien pierda un vuelo simplemente porque hay sobreventa. ¿Como evitar quedarnos en tierra? Imprimiendo el pase de abordar 24 hrs antes de la salida del vuelo, llegar temprano y no comprar las tarifas con mayores restricciones. Si el avión no sale por un desperfecto o por falta de tripulación, acudir de inmediato al mostrador y solicitar un cambio de aerolínea al mismo destino cuando esto es posible.

ELIJA LA MEJOR, NO LA MAS BARATA

Es conveniente elegir líneas aéreas que tengan varios vuelos diarios al destino o cuando menos uno diario ya que si nuestro equipaje se queda en el sitio de origen, lo podremos recuperar en pocas horas o a lo máximo en un día, en cambio, si el vuelo es cada tercer día estaremos de dos a 3 días sin nuestras cosas.

VIAJE LIGERO

Hay que viajar con lo indispensable. En viajes cortos podemos evitar documentar equipaje y en cambio usar una pequeña maleta que pueda subirse a la cabina, cumpliendo desde luego las reglas sobre los artículos prohibidos a bordo. Si nuestro viaje dura varios días y requerimos llevar una valija grande siempre debemos llevar a bordo del avión un cambio completo de ropa, nuestros medicamentos si es que los hay, artículos de valor como cámaras, anteojos,  computadoras y lo indispensable para nuestro aseo personal, de esta manera, si el equipaje no llega con nosotros a nuestro destino, podemos, al menos durante el primer día, contar con lo necesario antes de pensar en comprar algo.

LEA

Mucha gente ignora que si adquiere su boleto de avión con una tarjeta de crédito puede gozar de un seguro tanto en demora como en pérdida de equipaje, dependiendo del tipo de tarjeta usada. Conviene, estimado lector que revise usted las condiciones del contrato de su tarjeta de crédito. También las líneas aéreas tienen la obligación de compensarnos por pérdidas o demoras de equipaje. Recientemente viajé a Brasil y mi maleta se demoro 3 días en llegar. La  aerolínea me  quería compensar con $25 Dólares sin embargo en la funda en la que me entregaron los pases de abordar, en letra muy pequeña y poco visible se leía que de acuerdo al tratado de Varsovia, su obligación es pagar $1,470 Dólares por demora de equipaje lo cual reclamé y obtuve. 

VERIFIQUE SI REQUIERE VISA PARA EL PAIS QUE VISITARA

Esto es un tema que cambia frecuentemente. Antes de viajar y adquirir su boleto, revise si se requiere visa en el país al que pretende ir, de lo contrario lo más probable es que no le permitan abordar el avión en caso de que exista ese requisito

AHORRE TIEMPO

En nuestra vida cotidiana hay una gran cantidad de actividades a las que nos hemos habituado, sin embargo cuando nos preguntamos la razón por la que son así, no encontramos respuesta y difícilmente alguien nos la puede dar. En esta ocasión me referiré a algunas de esos “PORQUÉS” esperando que alguno de los lectores de mas congresos pueda dar respuesta

Porqués en la aviación

1. Porqué hay un filtro de revisión frente a la sala 18 del aeropuerto de la Ciudad de México? Que revisan? Que buscan?

2. Porqué algunas líneas aéreas no permiten que se prenda el celular sino hasta que la puerta del avión haya sido abierta y otras como Continental Airlines lo permiten desde que el avión toca tierra?

3. Porqué nos piden abrir las ventanillas al despegar y aterrizar y otras aerolíneas piden exactamente lo contrario?

4. Porqué impiden llevar a bordo cortaúñas o pequeñas navajas si al servir los alimentos nos dan tenedores y cuchillos metálicos?

5. Porqué cuando documentan nuestro equipaje en Business Class con una etiqueta que dice “prioritario” es el último en salir al llegar a nuestro destino?

6. Porqué nuestros agentes de migración no portan uniformes como sucede en cualquier otro país del mundo?

7. Porqué se permitió que el aeropuerto de la ciudad de México quedara en el centro de la ciudad?

Porqués en la Hotelería

8. Porqué en los hoteles se empeñan en hacer complicado el sistema de cobro de servicios de Internet eliminando con frecuencia la posibilidad de que los clientes lo usen?

9. Porqué los hoteles quieren hacer un gran negocio del uso de Internet cobrando a veces tarifas diarias equivalentes al costo del servicio por un mes? No debería ser el Internet como la televisión que quizá sea aún mas cara para el hotel?

10. Porqué los botones siempre preguntan al recién llegado huésped lo mismo. ¿Cómo le fue en su viaje? ¿Primera vez que nos visita? ¿Viene de placer o de negocios? Si usted le pregunta a esa persona 5 minutos después, las respuestas que le dio el huésped que acaban de llevar a su habitación, seguramente se equivocará.

11. Porqué los contratos grupales de los hoteles estipulan una propina a camaristas? Que esas personas no tienen un salario? Que sucede entonces con las habitaciones individuales?

12. Porqué se ha permitido en México que los hoteles se auto-califiquen provocando así el engaño al turista, en especial al extranjero?

Porqués en centros de convenciones

En los países de habla inglesa se conoce como MICE a todo aquello que tiene que ver con congresos, convenciones, viajes de incentivo y exposiciones. MICE significa, por sus siglas en inglés: meetings, incentives, conventions and exhibitions.

En nuestro medio, y particularmente en el ambiente turístico, somos muy propensos a usar la terminología sajona o bien a traducir literalmente lo que nos llega del norte; así: MICE sería RICE: reuniones, incentivos, convenciones y exposiciones. Sin embargo, por alguna razón que desconozco, a alguien se le ocurrió englobar a este segmento con la frase “turismo de negocios”. Traduzcámosla al inglés, para sustituir las siglas MICE. ¿Qué entenderían los angloparlantes por Business Tourism? Seguramente no pensarían en congresos convenciones o exposiciones.

De acuerdo con el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, turismo significa “Actividad o hecho de viajar por placer”, y negocios: “Aquello que es objeto o materia de una ocupación lucrativa o de interés”, lo cual no refleja en absoluto lo que es un congreso, en el que ni se hace turismo y mucho menos negocios; pero, lo peor, es que la combinación de ambas palabras (turismo y negocios) resulta una contradicción.

Para los que no están muy involucrados en el medio turístico, ese término crea confusión, y se piensa que el viajero de negocios es el protagonista principal de lo que, erróneamente, llamamos TURISMO DE NEGOCIOS. No obstante, con objeto de tener más antecedentes busqué en la internet, y encontré lo siguiente:

“En España hay un curso de posgrado, ‘Especialista Universitario en Turismo de Negocios (EUTN)’, propio de la Universidad Europea Miguel de Cervantes, (UEMC), que persigue paliar las grandes necesidades que hay en España de universitarios que se ocupen tanto de la dirección corporativa e institucional, como de la dirección de operaciones, del denominado ’Turismo de Negocios’, derivado de las actividades empresariales y profesionales. Esta modalidad de turismo comprende principalmente tres productos: Ferias, Congresos e Incentivos.”

Así mismo afirman que el turismo de negocios presenta claras ventajas sobre otras modalidades (a las que, por otra parte, potencia): se planifica al detalle, se contrata con gran antelación, tiene lugar durante temporadas generalmente medias y bajas, rompe la estacionalidad, lo disfrutan colectivos de poder adquisitivo alto o medio alto, origina un consumo de amplio y refinado espectro, etcétera. Y es que las empresas o instituciones y los profesionales liberales que se hallan detrás de las ferias, los congresos y los incentivos en calidad de demandantes, no los conceptúan como un gasto, sino como una inversión.

También, encontré una referencia de Venezuela, en la que el ingeniero Rafael Ramírez Castellano presenta una “Clasificación del turismo”, la que divide en las siguientes modalidades:

Turismo de descanso y esparcimiento

Es el turismo más estrictamente apegado a la definición tradicional del mismo, es decir, a la más generalizada y la más primaria. Turismo de descanso y esparcimiento es el que practica la persona que desea vacacionar.

Turismo de deportes

Reuniones de deportistas.

Turismo de negocios

Es el turismo que practica el hombre de negocios (comerciante, profesional o técnico) cuando, al desarrollar sus actividades mercantiles o profesionales aprovecha la oportunidad para disfrutar de las bondades climáticas, bellezas paisajísticas y sitios de diversión. Según esta definición, creo que el lector estará de acuerdo conmigo en que los congresos no encajan en esta variable

Una de las decisiones mas importantes que debe tomar una persona que piensa organizar un congreso es la ciudad en donde se llevará a cabo, no solo el recinto sino el destino en su totalidad. Esta decisión se verá influenciada definitivamente por una gran cantidad de factores. Menciono algunos:

  • Congreso Regional, Nacional o Internacional
  • Número de asistentes
  • Tipo de congreso
  • ¿Incluye exposición comercial? ¿Cuantos metros cuadrados?
  • ¿Se requiere de un programa para acompañantes?
  • ¿Cuántas sesiones se llevarán a cabo en forma simultánea?

Teniendo respuesta a las preguntas anteriores se puede elaborar una lista de los destinos con capacidad para alojar al congreso que se está proyectando. El Organizador Profesional de Congresos (OPC) debe tomar en cuenta lo siguiente:

1. En primer lugar debe contestarse la siguiente pregunta: ¿Existe en el destino un lugar adecuado para llevar a cabo el congreso de las dimensiones y características planteadas? Si no se cumple esta elemental condición, el destino queda descartado. Si cuenta con el lugar entonces pasamos al siguiente inciso

2. Accesibilidad por aire: Si se trata de un congreso regional quizá no sea tan importante la disponibilidad de transporte por vía aérea ya que asumimos que los congresistas viven en lugares cercanos al de la sede y lo mas probable es que se transporten por tierra, sin embargo, cuando se trata de un congreso nacional y mas aún, cuando se trata de un congreso internacional, la accesibilidad por vía aérea cobra destacada importancia. Este primer factor saca de la contienda a muchos destinos que no tienen las frecuencias de vuelos suficientes o las rutas necesarias para satisfacer la demanda de los posibles congresistas.

3. Vías terrestres adecuadas y en buenas condiciones. Tratándose de reuniones regionales o nacionales este es también un elemento de suma importancia para la decisión del destino. A ello se suma la disponibilidad y frecuencia de los servicios de autobuses de pasajeros. Su carencia o insuficiencia también son determinantes en la decisión

4. Hotelería. ¿Existen suficientes habitaciones para alojar a los congresistas esperados?. Hay destinos que reúnen las características anteriores, es decir, recintos con la capacidad necesaria y fácil acceso a la ciudad, sin embargo, no cuentan con el número necesario de cuartos hoteleros para hospedar a los visitantes. También encontramos el fenómeno inverso; destinos con muchos cuartos y con recintos pequeños. Este factor será importante en la determinación del tamaño del congreso que se puede llevar a cabo en el lugar.

Una vez satisfechos los puntos anteriores pasamos a investigar otros, que aunque menos importantes, son tomados en cuenta para hacer una decisión:

Hace algunos años empezamos a oír hablar de las oficinas de visitantes y convenciones de las ciudades cuyo objetivo fundamental era llevar congresos, convenciones y viajes de incentivo a la ciudad correspondiente. La primera de estas oficinas que yo conocí fue la de Monterrey fundada en 1997. Sin embargo, al parecer la primera en formarse fue la de Guadalajara en 1976.

Antes de que estas oficinas promotoras existieran ya don Miguel Alemán, siendo ex.presidente, había fundado el Consejo Nacional de Turismo para promover la afluencia de visitantes a nuestro país y no particularmente para atraer congresos aunque no dudo que lo hicieran. Otro antecedente importante fue la creación del llamado Fondo Mixto de Promoción.Turística de Acapulco Guerrero cuyo objetivo según parecía, fue más político que de promoción.

Durante la década pasada o al final del siglo pasado, algunas ciudades decidieron crear sus fondos mixtos llamados ahora Oficinas de Visitantes y Convenciones (OCV’s) para lo cual grabaron el hospedaje con un impuesto adicional del 2% aunque este ahora varía. Hay lugares que cargan el 1.75% y otros el 3%. Supuestamente con este impuesto se mantienen las OCV’s y promueven su ciudad para atraer turismo de negocios. El fondo es teóricamente co-administrado por las autoridades locales de turismo y por los hoteleros del lugar. Habitualmente hay un director general y una serie de personas que actúan como “vendedoras” del destino.

La idea es desde luego buena pero… Que esta pasando en nuestro país?

Como Organizador de congresos aprecio entre otros, varios puntos que considero conveniente comentar:

1. Existe una lucha entre las ciudades, en ocasiones poco profesional, por conseguir un evento.

2. Las OCV’s ofrecen una serie de premios, estímulos, regalos que no deben otorgar.

3. Las OCV´s compiten de alguna manera con nosotros, los organizadores, ofreciendo nuestros servicios sin costo a cambio de que les dejen el evento.

4. El personal de las OCV’s pasa el negocio a sus amigos, compadres, familiares haciendo a un lado al Organizador que les llevó el negocio.

5. Una vez que el organizador llevó a su cliente al destino y la OCV tuvo contacto con él, se dirigen directamente al Directivo del congreso ignorando totalmente al organizador.

6. Y en el mejor de los casos, la OCV no hace NADA.

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